Электронная почта для юридически значимой переписки. Как отправлять уведомления контрагентам

Отправка уведомлений контрагентам и особенности функционирования электронной почты

Оперативность в процессе доставки сообщений является важным аспектом в работе электронного почтового ящика. При всех преимуществах данного способа обмена значимой информацией необходимо отметить, что юридически важные уведомления, отправленные таким образом, не во всех случаях признаются надлежащими.

Юридически значимые сообщения. Какая категория писем к ним относится?

Важными с юридической точки зрения признаются уведомления, влекущие для адресата определённые гражданские юридические последствия. Что относится к таким сообщениям? Перечень представлен ниже:

• Оповещение о зачёте.
• Заявка на преждевременный возврат взятого кредита.
• Оповещение должника о предстоящей переуступке права взыскания.
• Претензии по возврату определённого товара.
• Акт о готовности товарной единицы по списку к отправке.

Подобные сообщения играют приведённые ниже роли:

1. Основание для смены статуса обязанности.
2. Установка даты наступления юридических последствий.

Исходя из вышесказанного, правовые последствия могут наступить с момента поставки получателю уведомления. Получить его может уполномоченное лицо или законный представитель адресата. Со дня вручения письма адресат считается должным образом оповещённым о прекращении права пользовании, изменении статуса и т.д. В качестве примера приведём наиболее распространённую ситуацию: отказ в одностороннем порядке от контракта, при котором поставщику необходимо вернуть внесенную заказчиком предварительную оплату.

Признание оповещения надлежащим

Уведомление, отвечающее нормам действующего законодательства, считается надлежащим. Опираясь на первый пункт сто шестьдесят пятой статьи Гражданского кодекса отправленные на адрес контрагента уведомления делятся на два вида.

Юридически значимые оповещения

В качестве примера можно привести контракт на поставку оборудования, предполагающий системную выборку позиций. Если покупатель получил оповещение о том, что поставщик услуг готов предоставить товар на выборку, ему необходимо явиться в оговорённое место для осуществления приёмки. Такие оповещения признаются надлежащими при условии, что они выполнены согласно нормам действующего законодательства. Здесь нужно ориентироваться на сто шестьдесят пятую статью Гражданского кодекса, а также на подпункты 63, 64, 65 Пленарного постановления номер двадцать пять Верховного совета от двадцать третьего июня 2015 года. При наличии у сторон обязанности отправить оповещение в договорном порядке необходимо учитывать существующие требования к надлежащему выполнению взятых на себя обязательств.

Оповещения, не обладающие юридической важностью

Речь об уведомлениях, с которыми законодательные акты или сделка не подразумевает наступление гражданских юридических последствий для второй стороны. Предположим, что поставщика нужно уведомить, для каких нужд заказчик покупал товар, собирается ли повторно его покупать, имело ли место сотрудничество с иными поставщиками подобных позиций.

Норм к форме изложения таких оповещений не предусмотрено законодателем, потому можно утверждать, что всякий вариант их пересылки сочтут надлежащим. Уведомления отправляются по электронный ящик или посредством мессенджера.

Отправка оповещения по email и её особенности

Оповещения, отправленные посредством интернета, могут считаться надлежащими способами оповещения. В то же время их могут признать ненадлежащими инструментами уведомления о наступлении определённого события. Это зависит от контекста и конкретного случая. В ситуации, когда письмо представляет собой юридически важное оповещение, необходимо проанализировать, является ли данная электронная почта допустимым инструментом для пересылки. Например, в контракте есть пункт, регламентирующий отправку сообщений строго на юридический адрес компании. В подобной ситуации отправление по электронной почте не признаётся на юридическом уровне надлежащим методом уведомления согласно пунктам шестьдесят четыре и шестьдесят пять Пленарного постановления Верховного совета номер двадцать пять от двадцать третьего июня 2015 года.

Если условиями контракта допускается отправка важных с юридической точки зрения сообщений для контрагентов на электронный адрес, они будут признаны надлежащими.

Каков алгоритм действий при отсутствии согласования относительно отправки юридически важных сообщений?

В практике, используемой судебными инстанциями, обычно применяется позиция ВАС. Она состоит в нижеизложенном.

Отсутствие договорённостей о пересылке документов в электронном виде

Такое положение дел не считается нарушением норм действующего законодательства, как и отсутствие ЭЦП документации. Потому нет безусловной невозможности применения документации, пересылка которых проводилась с помощью электронной почты.

Обмен сообщениями через электронный адрес

Обмен юридическими документами с помощью электронной почты на законодательном уровне вполне допускается при наличии возможности убедиться в принадлежности email сторонам, участвующими в деловой переписке. Обмен юридически важными уведомлениями посредством электронной почты не ограничивается нормативными актами, обычаями.

Отправка оповещений

В процессе пересылки юридически важного уведомления необходимо придерживаться требований:

• К методу пересылки.
• К сроку отправки.
• К адресу.

При условии, что в контракт вписан исключительный адрес для получения важных с точки зрения юриспруденции уведомлений, сообщение необходимо отправить по нему. Пересылка оповещения по иному адресу будет считаться приемлемым способом уведомления. Если исключительный адрес не фигурирует в контракте или считается не совсем достоверным, тогда важные оповещения по общепринятому алгоритму целесообразно отправлять:

• По юридическому адресу для предприятий.
• По адресу, фигурирующем в Едином реестре индивидуальных предпринимателей.
• По адресу регистрации или последнем известном месте жительства физического лица.
• На email контрагента.

Часто в договоре отсутствуют условия относительно наличия исключительного адреса, однако в реквизитах присутствует адрес почты контрагента, отличающийся от фигурирующего в Едином государственном реестре юридических лиц. Тогда сообщение необходимо отправлять по указанным адресам по экземпляру на каждый.

Способы пересылки сообщений, важных с правовой точки зрения

Если в контракте фигурирует исключительный метод пересылки важных сообщений, тогда целесообразно его применить. Отправка сообщения иным путём, если контракт предполагает курьерскую доставку будет признана ненадлежащим методом согласно пункту шестьдесят четыре Пленарного постановления номер двадцать пять от двадцать третьего июня 2015 года.

Если в контракте метод отправки не установлен, применяются доступные инструменты:

• Заказным письмом.
• Курьерской доставкой.

По общепринятому правилу уведомление возможно отправлять по факсимильной связи.

В каких случаях важное сообщение признаётся доставленным?

Момент доставки важных с правовой точки зрения сообщений описывается в контракте.

При отсутствии описания алгоритма пересылки уведомлений между сторонами сообщение признаётся доставленным с момента передачи контрагенту или его законному представителю. Если оповещение дошло до адресата, однако вручено ему лично не было по независящим от него причинам, оно считается должным образом доставленным.

Например, письмо вернулось по прошествии срока хранения в почтовом отделении, так как получатель уклонялся от его получения. Данная ситуация регламентируется шестьдесят седьмым пунктом Пленарного постановления номер двадцать пять от двадцать третьего июня 2015 года.

Судебные инстанции определяют этот момент разнообразными путями. Письмо считается доставленным:

• На дату поступления важного письма в филиал "Почты России" соответствующего получателя.
• В момент обратной отправки адресанту.

При условии, что контрагент не получил важное уведомление, оно признаётся полученным при условии своевременной отправки по надлежащему адресу с соблюдением норм действующего законодательства. Если адресат физически не пребывает по своему последнему известному адресу, ситуация не меняется согласно вышеупомянутому Пленарному постановлению Верховного совета. Юридические последствия уведомления в описанной ситуации обязательно наступят для получателя, если последнему станет известно о них намного позднее.

Исключением является ситуация, когда уведомление было отправлено по адресу, прописанному в ЕГРЮЛ, однако информация в реестр была вписана в обход воли адресата. Например, как следствие незаконных действий третьих лиц (третий пункт двадцать третьей статьи, второй пункт пятьдесят первой статьи, первый пункт шестьдесят первого Постановления пленума от тридцатого июля 2013 года). Примеры подобный неправомерных мероприятий: хакерская атака, предоставление недостоверной информации руководителем компании в государственный реестр после лишения его соответствующих полномочий.

Если контрагент не получал уведомление по вине адресанта, можно считать его неотправленным. Подобное бывает в ситуации, когда отправитель направил письмо с ошибочным указанием адреса. В упомянутом случае такая ситуация не влечет за собой никаких юридических последствий.